Datenschutzerklärung für Händler

1. Verantwortlicher

HelalLife UG (haftungsbeschränkt)
Schlesierstr. 3
92421 Schwandorf
Deutschland
E-Mail: info@helallife.de
Web: https://onecircle-shop.de

Vertreten durch den Geschäftsführer: Baris Mert Colak

HelalLife ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Rahmen der Nutzung und Verwaltung der Händlerplattform erfolgen.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Eine Benennungspflicht besteht für uns derzeit weder nach Art. 37 DSGVO noch nach § 38 BDSG. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an datenschutz@helallife.de.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Händler, Hersteller und Partner zur:

• Anbahnung, Durchführung und Verwaltung von Vertragsverhältnissen
• Bereitstellung und Nutzung der OneCircle-Plattform
• Zahlungsabwicklung, Buchhaltung und Erfüllung steuerlicher Pflichten
• Authentifizierung und Zugangskontrolle
• Kommunikation (Support, Systembenachrichtigungen, Vertragsinformationen)
• Prüfung der für die Freischaltung erforderlichen Registrierungen und Nachweise, insbesondere im Verpackungsrecht, Elektro- und Batterierecht sowie im Produktsicherheitsrecht
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, etwa nach Handels-, Steuer-, Produktsicherheits- und Plattformrecht
• Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, etwa IT-Sicherheit, Betrugsprävention und Plattformoptimierung

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere der Prüfpflichten des Marktplatzbetreibers nach Verpackungs-, Elektro- und Produktsicherheitsrecht
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen (Betrugserkennung, IT-Sicherheit, Plattformintegrität)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – auf Grundlage einer Einwilligung (z. B. optionale Marketingkommunikation)

5. Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen der Händler- und Partnerbeziehung verarbeiten wir insbesondere:

• Identifikationsdaten: Name, Firma, Rechtsform, Anschrift, Handelsregisterdaten, USt-IdNr., Steuernummer
• Kontaktdaten: E-Mail, Telefonnummer, Ansprechpartner, Kommunikationshistorie
• Zugangsdaten: Login, Benutzerkennung, Passwörter (verschlüsselt gespeichert)
• Vertragsdaten: Händler-ID, Verkaufszahlen, Provisionen, Auszahlungsinformationen
• Finanzdaten: Zahlungskontodaten, Rechnungen
• Compliance- und Registrierungsdaten: LUCID-Registrierungsnummer, WEEE-Registrierungsnummer, Batterie-Registrierungsnummer, Systembeteiligungsnachweise, Angaben zur verantwortlichen Person nach GPSR sowie die zugehörigen Prüfprotokolle
• Nachweise und Dokumente: Identitätsnachweise, Gewerbeanmeldung, Zertifikate, Konformitätserklärungen
• Zustimmungsnachweise: Zeitstempel, Versionsstand und Inhalt der im Onboarding abgegebenen Erklärungen
• Technische Daten: IP-Adresse, Browserinformationen, Logfiles, Geräteinformationen

6. Verarbeitung von Compliance- und Registrierungsdaten

(1) Als Betreiberin eines Online-Marktplatzes treffen uns eigene gesetzliche Prüfpflichten. Wir sind unter anderem verpflichtet, vor der Freischaltung eines Händlers zu prüfen, ob dessen verpackungs- und elektrorechtliche Registrierungen ordnungsgemäß vorliegen.

(2) Zu diesem Zweck erheben wir die in Ziffer 5 genannten Registrierungsnummern und Nachweise und gleichen diese mit den öffentlich zugänglichen Registern der Zentralen Stelle Verpackungsregister sowie der stiftung elektro-altgeräte register ab.

(3) Das Ergebnis der Prüfung dokumentieren wir einschließlich Datum, Prüfergebnis und gegebenenfalls Bildschirmaufnahme, um die Erfüllung unserer Prüfpflichten gegenüber Behörden nachweisen zu können.

(4) Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen verpackungs-, elektro- und produktsicherheitsrechtlichen Vorschriften.

(5) Ohne diese Angaben können wir Sie nicht freischalten. Die Bereitstellung ist damit Voraussetzung für das Zustandekommen und den Fortbestand des Vertragsverhältnisses.

7. Händlerangaben auf der Plattform

(1) Bestimmte Angaben zu Ihrem Unternehmen veröffentlichen wir auf der Plattform, damit Verbraucher erkennen können, mit wem sie einen Vertrag schließen. Dies betrifft insbesondere Firma, Anschrift, Kontaktdaten, Registerangaben und den Hinweis auf die abgegebene Selbstbescheinigung.

(2) Die Veröffentlichung erfolgt auf der Produktdetailseite und im Händlerprofil.

(3) Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO in Verbindung mit den verbraucherschutz- und plattformrechtlichen Informationspflichten.

8. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Wir übermitteln Daten nur an Dritte, soweit dies für den Geschäftsbetrieb erforderlich oder gesetzlich erlaubt ist:

• Zahlungsdienstleister (Stripe Payments Europe Ltd.)
• IT- und Hosting-Dienstleister (Shopify, Webkul, E-Mail-Systeme)
• Steuer- und Buchhaltungsdienstleister
• Behörden, etwa Finanzämter, Marktüberwachungs- und Ermittlungsbehörden, im Rahmen gesetzlicher Pflichten

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb des EWR erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln oder eines Angemessenheitsbeschlusses.

9. Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Erhebung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Im Einzelnen gilt:

• Vertrags-, Rechnungs- und Buchungsdaten: 6 bis 10 Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB
• Compliance- und Prüfdokumentation: für die Dauer des Vertragsverhältnisses zuzüglich drei Jahre, um die Erfüllung unserer Prüfpflichten nachweisen zu können
• Identitätsnachweise nach Art. 30 DSA: bis sechs Monate nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, anschließend Löschung
• Kommunikationsdaten: 3 Jahre nach Abschluss des Vorgangs
• Technische Logfiles: in der Regel 30 Tage

10. Rechte der betroffenen Personen

Händler, Hersteller und Partner haben jederzeit folgende Rechte:

• Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden", Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Datenverarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Wahrnehmung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an datenschutz@helallife.de.

11. Cookies und Tracking im Händlerbereich

(1) Beim Zugriff auf den Händlerbereich werden Cookies eingesetzt, um die Nutzung technisch zu ermöglichen, Sitzungen zu verwalten und die Sicherheit zu gewährleisten.

(2) Die Verwendung nicht erforderlicher Cookies erfolgt nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

(3) Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über die Plattform oder Ihren Browser ändern.

12. Datenverarbeitung bei elektronischer Kommunikation

E-Mails, Chat-Nachrichten oder Kontaktformulare werden zur Bearbeitung Ihrer Anfragen gespeichert. Diese Speicherung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation).

13. Datensicherheit

HelalLife verwendet Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, insbesondere TLS-Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Berechtigungskonzepte und die verschlüsselte Speicherung von Passwörtern, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

14. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung der im Rahmen der Registrierung abgefragten Daten ist für den Vertragsabschluss erforderlich. Ohne diese Daten kann kein Händlerkonto erstellt und keine Geschäftsbeziehung unterhalten werden. Dies gilt insbesondere für die in Ziffer 6 genannten Compliance- und Registrierungsdaten.

15. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Entscheidung über die Freischaltung eines Händlerkontos trifft stets eine natürliche Person.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

HelalLife behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, etwa aufgrund gesetzlicher Änderungen oder technischer Entwicklungen. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://onecircle-shop.de/pages/datenschutzerklaerung-fuer-haendler abrufbar.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach. Sie können sich ebenso an die Aufsichtsbehörde Ihres Sitzlandes wenden.

18. Kontakt

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an datenschutz@helallife.de

HelalLife UG (haftungsbeschränkt)
Schlesierstr. 3
92421 Schwandorf
Deutschland